تأمين سجلات الدارسين والتصريح بالكشف عنها

 

تلتزم الجامعة الأمريكية في القاهرة وكلية التعليم المستمرباحترام خصوصية وأمن جميع مكوناتها. توجد تدابير صارمة لحماية خصوصية السجلات التعليمية للدارسين.

تخضع الجامعة لقانون حقوق الأسرة والخصوصية بالولايات المتحدة لعام 1974(FERPA)، والذي يُعرف أيضًا باسم تعديل Buckley . يمنح FERPA الدارسين الحق في فحص ومراجعة سجلاتهم التعليمية وتعديل أو تصحيح سجلاتهم التعليمية إذا كانت تحتوي على معلومات غير دقيقة، والحق في تحديد من لهم الحق في الكشف عن سجلات التعليم الخاصة بهم، والحق في الإبلاغ عن عدم امتثال الجامعة للوائح هذا لقانون FERPA.

وتعد بعض المعلومات المتعلقة بالدارس معلومات خاصة بدليل الجامعة وتتاح لموظفي الجامعة الذين يتبعون الإجراءات المناسبة لطلب المعلومات. وتحظر كلية التعليم المستمر إعطاء أية معلومات خاصة بدليل الجامعة عن العملية التعليمية للدارس أو تخرجه لأي شخص خارج مجتمع الجامعة، أو لأي من موظفي الجامعة دون مصلحة تعليمية مشروعة. 

تتضمن معلومات الدليل العناصر التالية:

  • اسم الدارس وعنوانه

  • تاريخ ومكان الميلاد

  • رقم الهاتف والبريد الإلكتروني

  • مواعيد الحضور

  • التخصص أو مجال الدراسة

  • وضع الالتحاق (دوام كامل أو دوام جزئي)

  • الدرجات الحاصل عليها، ومراتب الشرف الممنوحة

 

تتضمن المعلومات التعليمية العناصر التالية:

  • قائمة بالدورات الدراسية التي التحق بها الدارس

  • الجداول والتقديرات

  • السجل الدراسي

  • التقييم النهائي للدورات الدراسية

  • متطلبات القبول في البرنامج

 يجب على الدارس الذي يرغب في ألا تكشف كلية التعليم المستمر عن معلومات الدليل الخاصة بسجله داخل الكلية دون موافقة خطية مسبقة منه إخطار مكتب الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق كتابةً في وقت استيفاء طلب القبول.

لا تحظر الجامعة أو الكلية الكشف عن معلومات الدليل دون موافقة مسبقة من الدارس في الحالات التالية:

  • الكشف عن المعلومات لمسئولي الكلية مع وجود مصلحة تعليمية مشروعة.

  • لكشف عن المعلومات فيما يتصل بتلقي منحة دراسية من أجل التحقق من استحقاق الدارس لها.

  • الكشف عن المعلومات امتثالاً لأمر قضائي، أو مذكرة إحضار صادرة بصورة قانونية.

  • الكشف عن المعلومات لأولياء أمور الدارسين القُصَّر أقل من 18 سنة.

 ومع ذلك، فإن معلومات الدليل التي الكشف عنها دون الحصول على موافقة خطية من الدارس تقتصر على رقم الضمان الاجتماعي أو بطاقة الرقم القومي المصرية، والجنسية، والنوع.

لا يشكل تبادل المعلومات الخاصة بالشهادة الممنوحة، مثل ما إذا كان الدارس قد تخرج من الكلية أم لا، مع أولياء الأمور وأصحاب العمل، انتهاكاً لخصوصية الدارس أو أمنه الشخصي. وتشكل هذه المعلومات جزءً من معلومات الدليل.

لا يجوز لمكتب الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق الكشف عن أية معلومات من السجل التعليمي للدارس إلى شخص آخر غير الدارس ما لم يقدم الدارس إذناً خطياً للكشف عن معلومات محددة من السجل. ولا تنطبق هذه السياسة على المتقدمين للقبول. ومع ذلك، فإن السجلات المتعلقة بقبول المتقدمين، الذين أصبحوا دارسين في الجامعة، تخضع لهذه السياسة.

ويجب استيفاء نموذج تصريح الكشف عن السجل التعليمي للدارس  (نموذج 1 – F4 مايو 2014 ) في كل مرة يحتاج فيها الدارس للكشف عن معلومات تعليمية إلى مؤسسة أو منظمة أخرى، أو شخص آخر. ومن ثم، يستخدم النموذج بوصفه طلباً للكشف عن المعلومات لمرة واحدة فقط.

يتم إتلاف جميع البيانات في أي شكل يحتوي على معلومات سرية، مثل قائمة التقدير، ودرجات الامتحانات أو تقديراتها، ومعلومات الاتصال الواردة في طلبات القبول، بطريقة تضمن عدم إمكانية استرجاع البيانات وإساءة استخدامها.

يُطلب من الدارس الدفع مقدماً إذا تضمن طلب كشف المعلومات نسخاً إضافية من الوثائق من كلية التعليم المستمر.

يمكن قبول تسويات المدفوعات المطلوبة من خلال مكاتب كلية التعليم المستمر بحرم الجامعة بميدان التحرير، أو من خلال مكتب الجامعة في نيويورك، الولايات المتحدة الأمريكية.

لضمان معرفة الموظفين بكيفية التعامل مع المعلومات السرية أو الكشف عنها، يرسل المديرون المعنيون التعليمات الداخلية للموظفين الخاصة بسياسة الكشف عن السجل التعليمي للدارس عن طريق البريد الإلكتروني لموظفي مكتب الاستقبال، وموظفي الرد على الاتصالات والتسجيل والتوثيق، في حالة إضافة أي تحديثات جديدة لهذه السياسة.

 

PPM: F4 July 2019