من خلال التعاون مع إدارات الشئون التعليمية بكلية التعليم المستمر Instructional Affairs (IA)، يتمثل جزء من مهمة الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق في تقديم التوجيه الأولي للأطراف الراغبة في التعرف على البرامج الدراسية التي تقدمها الكلية.
من حق كل دارس أن يتم إعلامه وتزويده بمعلومات دقيقة حول متطلبات إتمام أي دورة أو برنامج دراسي معتمد بنجاح بما في ذلك شروط القبول واللغة بالإضافة إلى عدد وحدات التعليم المستمر CEUs الخاصة بكل دورة قبل المشاركة فيها.
يقوم مكتب الكلية بتوصيل جميع المعلومات الخاصة باستكمال متطلبات الدارس من خلال عدة قنوات وذلك للحصول على معلومات مثل النشرات وصحيفة متطلبات الشهادات Certificate Requirement Sheets (CRS) - (FormH4-2 يوليو 19)، ومركز الاتصال، والبوسترات أو الملصقات، والإصدارات وكذلك الحصول على المعلومات وجهاً لوجه بالنسبة للدارسين المحتملين.
تتضمن المعلومات المقدمة إلى الزوار، والتي تقدم من خلال العديد من الإصدارات وعبر الإنترنت، وصف الشهادة أو الدورة الدراسية، ورسوم الدورة، ومتطلبات القبول، وعدد وحدات التعليم المستمر CEUs لكل دورة، والمتطلبات المسبقة للدورة، والمتطلبات التكنولوجية، ونتائج التعلم الأساسية (متاحة على الموقع الإلكتروني)، وجدول الفصل والمادة الدراسيين، ومعلومات الاتصال (العنوان، ورقم التليفون، ورقم الفاكس، وعنوان الموقع) لمزيد من التفاصيل.
يتم الاحتفاظ بمخزون كافي من المواد المطبوعة لمركز المعلومات ويتم طباعتها حسب طلب مدير مركز الاتصال. وتوجه الطلبات للحصول على مزيد من المعلومات التقنية عن طريق الموظفين والاستشاريين في إدارة الشئون التعليمية.
تتاح قنوات رسمية أخرى عبر الإنترنت والتي يتم استخدامها لتوصيل المعلومات ونشرها وهي كما يلي:
موقع كلية التعليم المستمر على الإنترنت
يضم موقع كلية التعليم المستمر المعلومات الحالية حول جميع البرامج الدراسية التي تقدمها الكلية، وصحيفة متطلبات الشهادات لجميع البرامج والدورات الدراسية، واعتمادات الكلية، وسياسة استرداد الرسوم، ورسوم الدورات والفعاليات القادمة هنا. يتم سرد جميع البرامج المعتمدة من قبل الكلية بواسطة الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق، بالإضافة إلى جداول المواعيد، والخدمات عبر الإنترنت لجدول الدورات الدراسية، وكتالوج الدورات الدراسية، ودليل الدارسين (cf C4)، وتطبيق الخدمة الذاتية على شبكة الإنترنت للدارسين وأعضاء هيئة التدريس (cf C5)، وأخبار الطوارئ، وأي معلومات هامة أخرى قد تهم الدارس والتي تتعلق بموقع الجامعة. يتم تحديث الموقع بانتظام بالبرامج الدراسية والفعاليات تحت إشراف مدير التسويق.
البريد الإلكتروني
بالتنسيق مع مكتب الخدمات التكنولوجية الأكاديمية بالجامعة (University Academic Computing Technologies (UACT، تنشئ الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق بالكلية حسابات بريد إلكتروني لأعضاء هيئة التدريس الجدد والمتقدمين المسجلين في البرامج المقررة في وقت القبول. كما تنشئ الكلية حسابات البريد الإلكتروني لأعضاء هيئة التدريس الجدد الذين يدرسون برامج مخصصة أو مصممة خصيصاً، ويمكن طلب المتقدمين الجدد المسجلين في برامج مخصصة أو مصممة خصيصاً من الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق بالكلية كاستثناء. تقوم الكلية بالتواصل عبر البريد الإلكتروني التابع لها وليس على البريد الإلكتروني الشخصي. يوتم إيقاف خدمة البريد الإلكتروني لدارسي الكلية وإلغاء الحسابات، بالتنسيق مع مكتب الخدمات التكنولوجية الأكاديمية، في حالة عدم الالتحاق أو التسجيل في برامج الكلية لأكثر من ستة (6) أشهر، وتتم الموافقة على الحالات الاستثنائية بواسطة المدير المساعد لجدولة وشهادات ودعم نظام تكنولوجيا المعلومات بالإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق. وبالتنسيق مع مكتب الخدمات التكنولوجية الأكاديمية، يتم إيقاف خدمة البريد الإلكتروني للكلية وإلغاء الحسابات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس الذين يتوقفوا عن التدريس في الكلية، كما تقوم إدارات الشئون التعليمية المعنية بالإبلاغ عن ذلك بشكل دوري للإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق لشئون الالتحاق والمدير المساعد لخدمات الطلاب.
حسابات البريد الإلكتروني للكلية
يتم تشجيع الدارسين دائمًا على التواصل مع الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق من خلال البريد الإلكتروني للكلية sce@aucegypt.edu للحصول على معلومات إضافية حول رسوم الدورة ومواعيد التسجيل وجداول مواعيد الدراسة ومتطلبات البرنامج أو sceitsupport@aucegypt.edu للخدمات عبر الإنترنت أو تسجيل الدخول للكشف عن الأخطاء وتصويبها، واستكمال متطلبات البرنامج، وطلبات الشهادات. وما عدا خلال فترات الذروة الخاصة بالتسجيل ونهاية الفصل الدراسي، يتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني للدارسين على الفور في غضون يومين (2) عمل بالمعلومات المطلوبة مثل متطلبات القبول وحالة الشهادة وما إذا كان الدارس قد أكمل الدراسة بنجاح أو لا، ومتطلبات الشهادة التي يبحثون عنها بالمقارنة مع صحيفة متطلبات الشهادات CRS الذين يدرسون.
مركز الاتصال
يمكن للمتعلمين التواصل مع الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق من خلال رقم المدرسة المعلن عنه والمعلن عنه. يساعد وكلاء الاتصال المدربون المتصلين بجميع المعلومات اللازمة.
أنشطة التسويق
من خلال خطة الاتصال السنوية الموحدة (cf A5) والأنشطة الترويجية المعدة مسبقًا بعد التقويم التعليمي الجديد وتحديثها بانتظام، يشارك الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق مع المتقدمين المحتملين ومعلومات المتعلمين حول البرامج المدرسية والأحداث القادمة. يتم مشاركة المعلومات مع الدارسين من خلال النشرات الترويجية التي تُرسل عبر البريد الإلكتروني وقنوات التواصل الاجتماعي والمعارض التعليمية. تتحمل الإدارات التعليمية أيضًا مسئولية المشاركة مع الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق، بشكل منتظم، في جميع التحديثات المتعلقة بالبرامج الدراسية التي تقدمها الإدارات لضمان حصول المتقدمين المحتملين على معلومات محدثة. بالنسبة إلى فعاليات فيسبوك، يجب على أقسام أو مكاتب الكلية إكمال نموذج فعالية فيسبوك (يناير 21-FormC1-2) أو قائمة التحقق من صيغة الفيديو عبر الإنترنت (FormC1-3-January21) للترويج للبرامج أو الفعاليات من خلال مقاطع الفيديو على وسائل التواصل الاجتماعي.
جلسات التوجيه
يساعد مكتب إدارة التسجيل الاستراتيجي في مطالبة المتقدمين المحتملين بالتسجيل في جلسات توجيهية جماعية مباشرة أو وجها لوجه مقررة قبل بداية الفصل الدراسي من قِبل الإدارة الاستراتيجية لشئون الالتحاق ويديرها إدارات الشئون التعليمية.
PPM: C1 January 2022